les niveaux de gestion des communications

Il est utile de comprendre les détails de comment fonctionne la communication entre humains pour mieux s’organiser et réduire l’effort de traiter de l’information. 

Également connaître la structure de la communication permet d’améliorer la manière de créer et partager de l’information - voir [[ management de la connaissance ]]. 

C’est donc à avantage dans les deux sens. 

Nv1 

Réception d’une information, que ce soit un mail, message ou un audio ou vidéo. 

À ce niveau de message « non lu » c’est juste une notification pour dire qu’il y a de l’information en attente à traiter. 

Nv2

Première lecture ou écoute, qui permet de prendre connaissance de l’information. 

Suivant la qualité et la quantité de l’information le traitement sera plus où moins long et compliqué. 

C’est en général à ce moment là qu’on va choisir soit de traiter soit de laisser en attente dans une boîte type « inbox ».

Nv3 

Moment du traitement. On va relire le message et tenter de comprendre l’information pour la traiter et en extraire soit des tâches à produire, soit de l’information de compréhension ou ressource.

Les tâches simples peuvent être des actions à déclencher pour répondre à une demande ou des questions à poser en retour pour clarifier ou préciser l’information transmise. 

Les informations de compréhension elles vont permettre de créer d’autres objets d’information type documents de connaissance et autres ressources elles-mêmes utiles pour un projet ou des tâches. 

Nv4 

L’information est traitée, il n’y a plus rien à extraire du message, celui-ci peut être archivé. Et voilà. 

Nous vivons les même étapes lors d’une conversation ou d’une réunion. Décomposer et comprendre ces processus permet d’améliorer la qualité d’écoute et des réunions, surtout quand il y a plus de 2 personnes en échange. 

En effet, si le groupe ne respecte pas les étapes de ce processus, chaque participant sera sur un niveau différent lors de l’échange ce qui va créer des décalages et dissonance et une qualité de transmission et traitement moindre. 

Quand on comprend bien ce processus on peut apprendre, dans l’autre sens, comment diffuser de l’information et passer des messages correctement.

Se mettre à la place du récepteur 

Faites en sorte de limiter la quantité d’information à traiter dans un message sinon vous augmenter la complexité et le temps de traitement du récepteur. 

Surtout si les informations sont de qualité et d’urgences différentes, le traitement va demander plus d’effort et donc plus de risque aussi d’erreur de traitement. 

Vous ne pourrez pas en vouloir au récepteur si votre message était alors mal formulé. 

En général : un message pour une information spécifique. Un mail pour une demande unique. 

Si vous avez 5 demandes différentes à formuler au même moment de qualités différentes un message sera lourd à traiter. 

C’est alors certainement le moment de placer une réunion qui sera pour le coup bien placée : sur 1h condenser une transmission d’informations et de demandes bien formulées. 

Si vous utilisez des outils de [[ management projet ]] ce sera encore plus simple et efficace : chaque tâche ou information pourra être un élément assigné à la personne responsable, avec du détail en contexte et une deadline pour le délai de traitement attendu. 

Il suffira alors d’envoyer un message avec un information unique précisant où trouver un paquet d’infos et de demandes qui sont déjà traitées et en contexte pour la personne. 

Ce fonctionnement asynchrone va demander une qualité de formulation de l’information, de mise en contexte et d’un pré-traitement qui va réduire de manière très conséquente la quantité de messages et de communications, notamment les réunions. 

En synthèse 

• avant de communiquer, mettez vous à la place de votre récepteur 
• Plus vous faites un travail de pré traitement de l’information moins vous demander d’effort de la part du récepteur et plus vous augmenter la qualité de ses retours 
• Un message = une information 
• Plusieurs informations = une réunion bien construite avec un ordre du jour clair ou une préparation traitée des tâches et des informations en contexte dans un outil de gestion de projet 

En appliquant ce processus de communication vous allez par la même occasion raffiner l’organisation de votre pensée, la formulation de vos besoins et la création de connaissance en commun. 

Ça ne prend pas plus de temps d’appliquer ces pratiques et sur le moyen terme ça en fait gagner beaucoup et ça réduit drastiquement la charge cognitive, la vôtre et celle des autres. C’est une manière de Prendre soin du collectif.

En terme d’outils par niveaux 

• nv1 - mails ou app de chat ou vocal - en traitement inbox 
• nv2 - réunion, téléphone, vidéo - en traitement prise de note 
• nv3 - outil de gestion de tâches et de la connaissance type Notion
• nv4 - tout est prêt dans l’outil, avec assignation de responsables, de délais et les informations détail en contexte 

À éviter 

• Tout faire dans un outil nv1, de la réception au traitement
• Découvrir, traiter, organiser et répondre au même moment - trop d’effort car des processus cognitifs très différents 
• S’arrêter à la prise de note et de compte rendu en traitement et envoyer juste un CR à tout les participants d’une réunion 
• Gérer ses tâches en se basant sur une prise de note sans traitement et organisation supplémentaire (nv3)
• Garder de l’information traitée au même endroit que de l’information nouvelle (tout en inbox) 
• Ne rien organiser, ne rien archiver

fait partie des guidebook.

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