Suite de cette série pour partager ce que j’ai appris de plus important avec les dirigeants que j’ai accompagné qui peut enrichir les autres. 

Dans stratégies d’entreprise, j’expliquais comment mettre en place des stratégies en alignement avec la vision de l’entreprise. 

Maintenant il faut mettre en place le système qui va activer et dynamiser ces stratégies : un plan d’action.

définir des rôles et responsabilités

En effet, comme déjà vu à plusieurs reprises, disposer d’une vision et de stratégies fortes n’est pas suffisant pour que ce soit vivant : il faut aussi s’assurer que chacun « sâche qui fait quoi, quand et pour quoi ».

Définir les rôles et responsabilités n’est pas chose aisée pour beaucoup de direction et la première des difficultés est de dissocier les rôles des humains qui portent les rôles.

Ce que je vais partager ici et qui fonctionne très bien est inspiré de modèles de gouvernance comme l’Holacratie, que nous pratiquons par exemples avec Archipel Kyosei. 

Pour activer et faire vivre des stratégies il faut des projets portés par des équipes et dans ces projets il faut réaliser quantité de tâches et que les actions soient toutes coordonnées à l’échelle de l’organisation… complexe n’est-ce pas? 

Je vois très souvent des gros points de frictions à ce niveau qui entraîne en général son lot d’externalités négatives et de coûts cachés!

Si en tant que direction vous voulez travailler l’efficience (gagner du temps) et réduire les coûts… c’est ici que beaucoup se joue! 

Vous me direz c’est normal : répartir les rôles et les efforts avec intelligence c’est le cœur d’une « organisation ».

Pourtant, j’appuie vraiment sur ce point des répartitions de rôles parce que ce n’est pas la même chose que recruter sur des fiches de postes, qui sont plus des nécessaire d’ordre RH et financier. 

Je pourrais développer sur les limites des fiches de postes dans un autre article mais ici, revenons sur comment bien définir et repartir des responsabilités. (je développe aussi sur les rôles dans [[ gouvernance d’entreprise ]])

Qu’est-ce que des rôles?

Un rôle n’est pas lié à une personne : il est indépendant des humains et peut être « porté et dynamisé ».

On va donc dans un premier temps écrire tous les rôles nécessaire pour faire vivre les stratégies.

Ensuite on va préciser une « feuille de rôle » qui va inclure :

• les responsabilités du rôle
• Les redevabilités 
• Les politiques qui s’appliquent au rôle 
• des éléments de connaissance liés comme des guides du rôle, des docs d’onboarding, d’autres guides méthodologiques et outils etc…

En somme, tout le nécessaire et didactique pour que l’humain qui va porter le rôle soit le plus confort possible et ainsi le plus efficient rapidement. 

L’intérêt majeur d’un bon travail sur les rôles est évident dans des organisations en croissance rapide ou sujettes à un turnover fréquent. 

Aussi, si un collaborateur clé ou historique quitte l’entreprise, l’entreprise perd un porteur de rôle et plus le rôle lui-même!

Pour que ce fonctionnement en rôles fonctionne il faut aussi s’assurer de mettre en place une culture de la documentation pour que l’historique du rôle et ses ressources soient mises à jour en continue. 

Je développe dans un autre article sur le [[ management de la connaissance ]] comme ressource essentielle au bon fonctionnement d’une organisation. 

Dernier point important sur les rôles : il y a des règles pour prendre le rôle mais aussi pour le laisser à quelqu’un d’autre. Toujours une procédure ON et OFF boarding.

Un rôle nécessaire doit être dynamisé et c’est à la responsabilité du porteur de le faire ou de trouver quelqu’un pour le faire à sa place. 

Aussi, mais je ne développerais pas ici, il est possible que plusieurs humains dynamisent un rôle.

Possible aussi pour un humains de dynamiser plusieurs rôles… mais je rentrerais dans la complexité des rôles dans une autre note sur la [[ gouvernance d’entreprise ]]. 

Et les responsabilités?

Je n’ai pas le choix que de développer cette dimension du rôle parce que c’est le cœur et c’est souvent ce qui est floue dans l’organisation : les humains ne savent pas exactement de quoi ils sont pleinement responsables. Ils savent sur quoi ils doivent travailler, projet et tâches mais pas exactement si c’est à eux ou quelqu’un d’autre de s’assurer que ça avance bien, de réviser, relancer etc..

On associe traditionnellement la responsabilité de suivi et de tenu des deadlines et des budgets aux managers mais alors de quoi le collaborateur à la production est responsable? 

Il n’est qu’à l’exécution de tâches déléguées par le responsable de projet? (Manager, PO, PM, chef de projet)

Ce fonctionnement a ses limites : il ne favorise pas l’engagement ou la prise d’autonomie. 

Il ne permet pas non plus au collaborateur de manière évidente de connecter ce qu’il fait au jour le jour aux stratégies et à la vision de l’entreprise. 

Je vois tous les jours les limites des gouvernances hiérarchiques. 

Je développerais sur les modèles de gouvernance horizontaux dans un autre article. 

L’organisation en rôles est principalement un mode d’organisation horizontal c’est à dire que tous les collaborateurs sont au « même niveau » : ils portent juste des rôles nécessaire différents et des responsabilités différentes.

Si le collaborateur affirme dynamiser un rôle il s’engage à tenir les responsabilités du rôle et de maintenir à jour et efficient le rôle. 

Il est conscient que s’il n’est pas assez actif dans son rôle, il bloque une partie du fonctionnement de tout le système et il sait exactement quelles stratégies sont impactées. 

S’il n’est pas « responsable de son rôle » la vision collective ne sera jamais accessible. 

Proposition d’atelier pour co-construire les rôles et responsabilités 

• repartir d’une lecture de la [[ vision d’entreprise ]]
• Relire les stratégies d’entreprise
• Décomposer chaque stratégie en sous groupes pour définir les projets qui font vivre ces stratégies 
• Pour chaque projet, définir les groupes de tâches nécessaire 
• Ensuite, associer ces groupes de tâches à des rôles et nommer ces rôles 
• Créer des fiches de rôles et spécifier les responsabilités qui sont en lien direct avec les groupes de tâches à réaliser 
• Spécifier les redevabilités en échange d’une bonne tenu des responsabilités (économique bien entendu mais autres aussi)
• Spécifier une estimation de la charge de travail du rôle par semaine suivant ses responsabilités 
• S’il y a des politiques d’entreprise qui s’appliquent au rôle les spécifier 

J’ai crée un Canvas « fiche de rôle » pour vous aider dans la bonne écriture et la bonne conduite de l’atelier.

• ajouter le lien Mural…

Pour ce qui est des politiques d’entreprise je ne rentre pas dans les explications ici qui seront dans un article annexe dédié. 

À la fin de cet atelier qui dure en général 2 jours l’équipe dispose de toutes les fiches de rôles nécessaire à activer et faire vivre les stratégies de l’entreprise. 

L’organisation commence vraiment à prendre forme et une bonne partie des fondations sont en place. 

Il est maintenant temps d’activer et de passer à l’action en commençant par co-construire la feuille de route collective et le fameux plan d’action.

Créer une feuille de route collective pour activer les stratégies

Après Définir et répartir les responsabilités pour une organisation efficiente…

Le terrain est prêt à être activé! 

Et pour s’activer, suivre, piloter, réorienter il est cœur d’avoir un plan d’action et une feuille de route liée. 

… Suite d’écriture prochainement… au programme…

• créer des indicateurs pour mesurer la progression du plan d’actions 
• Des rituels pour piloter le plan
• Faire évoluer le plan et le mettre à jour 
• Faire évoluer les rôles et mettre à jour 
• Méthodes de gestion de projet : [[ management projet ]]
• Méthodes de gestion de la connaissance : [[ management de la connaissance ]]
• Les outils, les ressources et les bonnes pratiques au quotidien

pour Prendre soin du collectif.

Merci de votre lecture, vous pouvez me contacter sur liut.me